Dalam menjalankan bisnis, sebuah Perusahaan perlu mengutamakan kualitas baik produk maupun jasa. Khususnya dengan penerapan ISO 9001:2015 di Perusahaan. Standar ini umum digunakan Perusahaan sebagai jaminan kualitas, bahkan banyak Perusahaan yang sudah berhasil memperoleh sertifikasi ISO 9001.

Baca juga: Implementasi ISO 9001:2015 pada Bisnis

Urgensi ISO 9001 di Indonesia

Kualitas merupakan aspek penting yang harus dimiliki sebuah bisnis. Jika organisasi memiliki kualitas bahkan bisa memberikan Jaminan kepada konsumennya, hal ini akan mendorong perkembangan bisnis kedepannya. Banyak hal yang dapat dilakukan Perusahaan untuk meningkatkan kualitas produk atau jasanya, salah satunya dengan menerapkan ISO 9001 di Perusahaan. Menjamin kualitas berarti bahwa Perusahaan mengutamakan kebutuhan konsumen yang nantinya dapat berpengaruh terhadap kepuasan terhadap perusahaan.

Tingginya kepuasan konsumen akan otomatis memberikan dampak positif terhadap brand image Perusahaan. Jaminan kualitas dalam lingkup bisnis seringkali dikaitkan dengan standar yang digunakan. ISO adalah sebuah standar yang diterbitkan oleh Organisasi Internasional untuk Standarisasi yang beranggotakan para wakil badan standardisasi nasional dari setiap negara. Dalam hal ini ISO 9001 adalah salah satu produk standarnya yang telah banyak diimplementasikan di seluruh dunia, termasuk Indonesia.

Penerapan ISO 9001 tidak diwajibkan untuk dalam bisnis. Dimana tidak ada peraturan maupun regulasi yang mengatakan bahwa sebuah bisnis harus menerapkan ataupun tersertifikasi ISO 9001. Namun, kebutuhan konsumen dan permintaan pasar saat ini menuntut perusahaan untuk memiliki jaminan kualitas yang umumnya dapat dibuktikan dengan memperoleh sertifikasi ISO 9001. Sehingga baik penerapan maupun sertifikasi ISO 9001 tentu harus menjadi bahan pertimbangan bagi setiap bisnis Perusahaan.

Baca juga: Berapa biaya sertifikasi ISO 9001?

Kenapa harus menerapkan sistem manajemen mutu di Perusahaan?

ISO 9001 merupakan standar yang dikembangkan sebagai dasar implementasi sistem manajemen kualitas yang bersifat sukarela. Hal ini kembali pada tingkat kebutuhan organisasi terhadap standar itu sendiri. Tentu akan ada perbedaan antara Perusahaan yang bersertifikasi maupun yang tidak, salah satunya dalam hal memperoleh kepuasan konsumen.

Perusahaan yang menjalankan bisnisnya dengan mengacu pada standar tertentu akan berbeda dengan Perusahaan lain yang tanpa standar. Dalam hal ini ISO 9001 mencakup kerangka kerja sebagai panduan dalam menetapkan, menerapkan, dan meningkatkan sistem manajemen kualitas yang dapat membantu organisasi meningkatkan proses bisnisnya secara terus-menerus.

ISO 9001 menawarkan sejumlah keuntungan terhadap bisnis dan terbukti telah memberikan kesuksesan baik dalam meningkatkan finansial maupun kepuasan pelanggan. Diantaranya berdampak pada:

1. 1. Citra Perusahaan (Brand Image)
   2. Kepercayaan pelanggan (Customer Trust)
   3. Peningkatan efisiensi operasional, efisiensi waktu, dan efisiensi biaya (cost efficiency).
   4. Peluang mendapatkan klien yang lebih besar dan
   5. Jaminan keamanan produk, kualitas produk dan proses bisnis perusahaan
   6. Peluang menjalin hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
   7. Kemampuan bersaing pada industri dan skala bisnis yang dijalankan baik secara nasional maupun internasional.

Baca juga: Proses Sertifikasi ISO 9001

Apa saja persyaratan ISO 9001?

Penerapan ISO 9001 mencakup persyaratan 10 klausul serta ketersediaan informasi terdokumentasi yang terbagi menjadi dua jenis, yaitu:

1. 1. Dokumen: catatan yang memuat informasi perusahaan dan dapat direvisi ketika diperlukan. Seperti sistem operasional prosedur (SOP), kebijakan atau tujuan, dan sasaran yang telah ditetapkan organisasi,
   2. Catatan: bukti hasil yang dicapai. Dokumen ini diisi pada waktu tertentu dan tidak boleh diubah atau direvisi karena merupakan bagian dari sejarah perusahaan dan bukti dari suatu hasil yang dicapai. Seperti catatan audit, catatan perbaikan, catatan pelatihan, dan lain sebagainya.

Dokumen-dokumen tersebut harus dipersiapkan dengan seksama dan terus diperbarui agar sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015 dan menjadikannya praktik terbaik sistem manajemen mutu bagi organisasi.

Baca juga: Mengenal Perbedaan ISO 9000 dan ISO 9001

Tahapan penerapan ISO 9001:2015 di Perusahaan

Perusahaan yang ingin melaksanakan sertifikasi harus memahami terlebih dahulu bagaimana penerapan ISO 9001 dilaksanakan. Tahapan implementasi sangat penting karena dapat membantu perusahaan memperoleh sertifikat ISO 9001 yang diharapkan. Selain itu, sebagai tolok ukur kesuksesan dalam penerapan ISO 9001:2015 di perusahaan.

Berikut adalah tahapan penerapan ISO 9001.

1. 1. Memastikan komitmen dari Manajemen Puncak
   2. Pembentukan tim implementasi ISO
   3. Awareness & Pelatihan ISO 9001
   4. Pemeriksaan dan Identifikasi terhadap kondisi dan sistem perusahaan saat ini
   5. Menetapkan ruang lingkup dan kebijakan organisasi
   6. Perencanaan yang mencakup risiko, peluang, sasaran, dan rencana pencapaiannya.
   7. Membuat informasi terdokumentasi sesuai ISO 9001
   8. Implementasi sistem berdasarkan kebijakan dan dokumentasi ISO 9001 yang telah dibuat sebelumnya
   9. Pelatihan Internal Auditor
   10. Evaluasi kinerja sistem perusahaan termasuk internal audit.
   11. Melaksanakan rapat tinjauan manajemen
   12. Audit Sertifikasi ISO 9001 oleh Lembaga Sertifikasi yang ditunjuk perusahaan.

Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan saat akan melaksanakan audit sertifikasi.

1. 1. Mempersiapkan karyawan dan fasilitas yang memadai dalam menghadapi proses audit sertifikasi oleh Lembaga Sertifikasi (LS) berwenang.
   2. Lakukan perbaikan terhadap hasil temuan audit sesuai jangka waktu yang ditentukan oleh Tim Audit dan Lembaga Sertifikasi terkait.

Baca juga: ISO 9001 untuk Perusahaan yang Memanfaatkan TI